Le format “réunion” a toujours existé, mais il a changé au fil des siècles pour s’adapter à son époque et aux besoins du monde du travail. Cantonnée au mur de l’entreprise, la réunion évolue et sort des sentiers battus. Ici, nous allons voir l’importance de bien choisir sa salle de réunion.
Toutes les entreprises du monde font des réunions pour le bon avancement de leurs objectifs et projets. Souvent synonyme d’ennui et de perte de temps, le format de certaines réunions a évolué pour être plus efficace. Changer d’endroit et réfléchir au lieu le plus pertinent en fonction de l’objectif recherché, c’est la solution et c’est ce que nous allons voir dans cet article.
Au programme :
- “ Réunion d’entreprise ” : définition et évolution
- Quelles salles de réunion pour quels types de réunion ?
- Les éléments techniques pour bien choisir sa salle de réunion
- Et RaiseLab dans tout ça ?
“ Réunion d’entreprise ” : définition et évolution
Une réunion, c’est un rassemblement de personnes qui permet d’échanger des informations, de débattre ou encore de brainstormer. Les réunions internes se font entre les salariés d’une même entreprise, tous ensemble ou en équipe de travail. En externe, elles réunissent les collaborateurs d’une entreprise avec ses parties prenantes (client, fournisseurs, prestataires ou partenaires par exemple).
Les différents objectifs d’une réunion :
- Transmettre ou recueillir des informations
- Échanger sur un sujet précis
- Trouver une solution à un problème
- Élaborer un projet.
État des lieux de la réunion d’entreprise
Les réunions ont parfois mauvaise réputation ; trop longues, trop désordonnées, trop coûteuses, etc. Elles sont devenues synonymes de perte de temps et de productivité. Pourtant, depuis la crise du Covid, les réunions ont la côte puisqu’elles n’ont cessé d’augmenter en nombre et en durée. Parallèlement, certaines entreprises ont pris un virage radical en supprimant toutes leurs réunions.
Avant d’opter pour ce virage à 360, laissez-nous vous parler des solutions qui sont en train d’émerger. Plus qu’un moment de partage d’informations, certains formats de réunion deviennent de réels événements. Sortir de son lieu de travail en louant des salles de réunion, c’est le secret !
Quelles salles de réunion pour quels types de réunion ?
Afin de lutter contre les formats de réunion peu innovants et engageants pour les participants, dépasser le cadre des murs de son entreprise et changer de lieux pour se rassembler peut être la solution. Pour cela, il faut identifier des lieux qui possèdent des salles de réunion propices à l’organisation d’évènements professionnels comme les hôtels, centre de congrès, centres d’affaires, d’expositions, de conventions voire même des lieux atypiques et décalés.
Pour bien choisir sa salle de réunion, il faut tout d’abord cerner la nature de l’événement organisé, et prêter une attention toute particulière à l’équipement et au mobilier disponibles.
La formation
Dans la vie, on ne finit jamais d’apprendre et au travail, c’est pareil. La formation est un outil indispensable pour continuer à s’enrichir. Elle permet à l’employeur de faire monter en compétences ses collaborateurs et donc d’améliorer leur performance et leur engagement vis-à-vis de l’entreprise. Pour les collaborateurs, elle leur permet de rester compétitifs et d’avoir des perspectives d’évolution professionnelle.
Une formation peut se dérouler sur une ou plusieurs journées, voire une demi-journée. Le lieu de la formation dépend du contenu de cette dernière et du nombre de participants. Pour choisir la salle de réunion la plus adaptée, veillez à respecter les points suivants :
- Modulable : l’espace doit pouvoir changer de disposition selon les différentes activités de la formation ;
- Bien équipée : elle doit avoir tout le matériel nécessaire au bon déroulement de l’événement (projecteur, écran, accès à internet, tableau blanc, micros, table, ect.).
Un séminaire d’entreprise
Sa particularité ? Il associe la réunion de travail et les activités de détente. Il est attendu chaque année par les collaborateurs de l’entreprise. Le séminaire est vécu comme un moment privilégié où le sentiment d’appartenance à l’entreprise est consolidé. Il est généralement organisé par les équipes RH ou de communication en étroite collaboration avec les managers qui en profitent pour communiquer sur les enjeux et objectifs de l’entreprise. Les séminaires se déroulent généralement sur une journée minimum.
Ce qui fait toute la particularité des séminaires, c’est la localisation du lieu qui est choisi. Il va permettre aux collaborateurs de changer d’air et de vivre une véritable expérience grâce à leur entreprise. Au cœur des arrondissements les plus populaires de Paris ou d’autres grandes villes ou en pleine campagne, toutes les options sont possibles en fonction de l’ambiance souhaitée, de l’ atmosphère urbaine ou dépaysement total !
L’assemblée générale
C’est l’un des moments forts de l’année pour une entreprise puisque les actionnaires, les associés et les dirigeants sont réunis pour prendre des décisions sur le futur de l’entreprise. Cet événement peut se dérouler sur une journée ou durant une soirée en fonction de vos objectifs.
C’est un moment unique qui rassemble des personnes importantes, il est donc indispensable de louer une salle de réunion dans un lieu exceptionnel. La location de cet espace doit prendre en compte la beauté du lieu, la capacité d’accueil et le mobilier. Il est impératif d’accueillir ses invités de qualité où l’organisation et la gestion de l’évènement seront professionnelles.
Les dates des assemblées générales étant fixées bien en amont de l’événement, cela permet de consacrer le temps nécessaire à une recherche approfondie (comparaison des prix, mobilier et matériel technique, localisation et esthétique de l’espace) afin d’opter pour le lieu le plus adéquat.
Les conférences
Une conférence d’entreprise réunit un ou plusieurs intervenants qui vont parler d’un sujet précis défini à l’avance. Ce qui est intéressant dans ce format, c’est que la parole est donnée à des experts qui échangent ensuite avec le public dans le cadre d’une session de “questions-réponses”. Les collaborateurs sont réunis lors d’un moment privilégié et ont accès à des connaissances qu’ils n’ont pas habituellement. Pour que l’événement soit réussi, le thème de la conférence doit être judicieusement choisi.
Voici quelques sujets dont les entreprises raffolent :
- Le bien-être au travail
- Le digital
- Le management
- L’innovation
La salle de réunion que vous allez réserver pour ce type d’évènement dépend du nombre de participants présents et de vos objectifs. Par exemple, si vous souhaitez offrir un événement de proximité à vos salariés, il est préférable de réserver une salle à la capacité limitée.
Les éléments indispensables, pour bien choisir sa salle de réunion
Pas besoin d’événement d’envergure pour louer une salle de réunion. Casser la routine de travail en sortant du bureau pour une réunion d’équipe est également une bonne occasion. Pour que ce rendez-vous soit optimal, il y a quelques points à vérifier avant de passer à la réservation. C’est ce que nous allons voir dans le paragraphe suivant.
La disposition de la salle de réunion
Dans une salle de réunion, la disposition des tables et des chaises à une influence directe sur la productivité des personnes conviées. Cela permet de faciliter les échanges entre les participants et une diffusion optimale des supports ou présentations. Voici différents formats de disposition à adopter en fonction de vos objectifs de réunion :
- Disposition en U : Permet à tous les participants de se voir et d’échanger. Elle est beaucoup appréciée par les managers pour transmettre des informations et débattre avec les participants.
- Disposition en groupe de travail : comme son nom l’indique, ce format est adapté pour faire des formations, des séminaires, ou encore travailler sur des thématiques en équipe.
- Disposition en salle de théâtre : les intervenants sont placés sur une estrade devant un public. Ce format est idéal pour les conférences.
Le matériel mis à disposition
Un événement de qualité se pense jusque dans les moindres détails. Lorsque vous choisissez votre lieu, il faut aussi faire attention aux matériels mis à disposition. Plus le matériel sera de qualité, plus les participants passeront un bon moment.
Les tables et les chaises sont des éléments indispensables pour toute réunion professionnelle. Il faut qu’elles soient confortables et pratiques à déplacer. Chez RaiseLab nous vous proposons de belles chaises en bois pliable, ainsi que des tables à roulettes qui font également tableau velleda.
En termes de matériel technique, chaque location d’espaces possède son propre matériel. Généralement, le matériel minimum est le suivant :
- Rétroprojecteur
- Tableau
- Papeterie (Feuille de papier, crayons, stylos, post-it)
- Équipement technique : rallonge électrique, câble hdmi, adaptateur.
- Le contact d’un traiteur
Il ne faut pas oublier de soigner l’arrivée des participants. Vous avez donc le choix entre mobiliser des membres de votre équipe ou faire appel à une agence d’hôtes et d’hôtesses pour accueillir vos invités.
La localisation des salles de réunion
Opter pour une salle de réunion au sein d’une grande ville de France comme Paris, Lyon, Lille ou Marseille offre des avantages importants.
Outre l’accessibilité de ces villes et leur bonne connexion avec le territoire français, elles offrent un large choix de salles de réunion et de lieux évènementiels. En fonction de votre budget, vous pourrez opter pour des arrondissements différents et des ambiances variées. La tendance insolite du moment : la location d’un loft pour une réunion !
Si vous souhaitez opter pour une ambiance plus dépaysante et couper avec le quotidien du travail, vous pouvez également opter pour un cadre moins urbain. Attention cependant à veiller à l’accessibilité du lieu pour tous les participants ainsi que d’anticiper des activités et animations faisables par tous les temps.
Le petit plus des salles de réunion : l’espace extérieur
Avoir un espace à l’extérieur, lors de vos événements professionnels, permettra à vos collaborateurs ou à vos clients de vivre une expérience différenciante. En plein cœur d’une ville, le meilleur moyen d’avoir accès à l’extérieur est de trouver une location avec terrasse, patio ou encore jardin sur un roof top.
En plein Paris, la location d’un espace avec jardin vous permettra de vous ancrer dans les mémoires des participants. Pour des prix plus abordables, vous pouvez également opter pour une terrasse.
Et RaiseLab, dans tout ça ?
Nos salles de réunions
En plus d’être le premier acteur dédié uniquement à l’Open Innovation, RaiseLab c’est aussi un bâtiment de 2500 m2 dans le 11ème arrondissement de Paris. À la Maison RaiseLab, vous pouvez trouver des espaces de coworking qui accueillent près d’une vingtaine d’entreprises (startups, grands groupes et associations).
Pour travailler efficacement, notre bâtiment est équipé de 9 salles de réunion qui portent chacune le nom de grands inventeurs et inventrices. Par exemple, au premier étage vous pouvez retrouvez la salle Alan Turing !
Nos salles de réunions disposent toutes d’une grande table rectangulaire. Cet agencement permet à tous les participants de se voir et d’échanger facilement. Nous possédons également un écran connecté qui permet de faire des réunions en visioconférence. Tous nos espaces sont optimisés pour le travail collaboratif.
La restauration est un élément indispensable lors de ces rassemblements. C’est le moment de networking où les participants vont pouvoir échanger. Chez RaiseLab, nous travaillons en étroite collaboration avec un traiteur et nous gérons nous-même cette partie, si vous le souhaitez.
Nos espaces événementiels
La Maison Raise Lab possède deux espaces événementiels emblématiques :
- l’espace Lumière (au 5ème étage), 250m2 avec vue sur les toits de Paris, terrasse, balcon et accès direct au rooftop,
- l’espace Magellan (au -1), espace contemporain avec estrade et matériel technique professionnel à proximité du bar et de notre espace de restauration sous verrière.
Dans ces espaces, vous pouvez organiser des événements professionnels de grande envergure comme des conférences, des formations, des assemblées générales ou encore des séminaires professionnels.
Depuis son ouverture en février 2021, la Maison RaiseLab a aussi accueilli des évènements atypiques ou des rencontres avec des personnalités reconnues comme une masterclass avec @Cédric Klapisch, le lancement de la radio So Good avec @François Hollande, le tournage d’une série pour Netflix ou une exposition d’art africain.
Alors laissez parler votre créativité pour vos événements d’entreprise et venez à La Maison RaiseLab !