L’importance d’organiser un événement d’entreprise dans un monde digitalisé

Favoriser la cohésion d’équipe et maintenir le lien entre les salariés est très important pour permettre de créer des moments conviviaux autour d’activités collectives. C’est dans ce contexte que les événements d’entreprise prennent tout leurs sens.

Ces dernières années, nos habitudes de travail ont été bouleversées. Favoriser le bien-être des collaborateurs de son entreprise est devenu une priorité et différents dispositifs, tels que le télétravail, ont été mis en place. Découvrez dans cet article à quel point, organiser un événement dans un monde digitalisé est important.

Au programme de cet article :

• Qu’est-ce qu’un événement d’entreprise ?
• Pourquoi organiser un événement d’entreprise ?
• Quels sont les différents types d’événements d’entreprise plébiscités actuellement ?
• Et RaiseLab dans tout ça ?

Qu’est-ce qu’un événement d’entreprise ?  

Un événement, c’est avant tout faire vivre une expérience unique à une cible définie, dans le but de rassembler autour d’objectifs précis.

Les événements d’entreprise peuvent s’adresser aux clients et partenaires pour faire découvrir un univers de marque, un nouveau produit, un nouveau service ou encore les fidéliser en créant un lien particulier. Ils s’adressent également au monde professionnel, notamment aux collaborateurs de l’entreprise, afin de maintenir la cohésion d’équipe, favoriser les liens sociaux et affirmer votre marque employeur. Que votre évènement soit destiné à vos clients ou vos collaborateurs, l’enjeu est toujours de créer un lien entre les participants et l’entreprise.

En fonction de votre cible et de vos objectifs, différents types d’évènements professionnels peuvent être organisés :

• Événements internes :
• Séminaire : destiné à l’ensemble des salariés ou aux différentes équipes de l’entreprise, il permet de les rassembler autour de réflexion stratégique.
• Team building : permet de sortir du quotidien du travail à travers des activités de cohésion d’équipe. L’objectif principal est de créer des liens transversaux entre les collaborateurs et la hiérarchie.
• Afterwork : c’est le moment convivial et informel de la semaine à l’occasion duquel les collaborateurs apprennent à se connaître et renforcent leurs relations.

• Événements externes :
• Évènement client : inviter ses clients et partenaires à des évènements de qualité pour entretenir et approfondir vos relations.
• Conférence de presse : destinés à la presse et aux journalistes, ces évènements permettent de communiquer sur une séquence importante de l’entreprise et diffuser cette information au grand public ou dans des supports spécialisés.
• Présentation de produits / inauguration : ces évènements permettent d’incarner une nouvelle gamme, un nouveau produit ou un nouveau lieu et rassemblent autour de votre marque vos fidèles clients et partenaires.

Pourquoi organiser un événement d’entreprise ?

Vous seul avez la réponse à cette question ! En effet, un événement d’entreprise s’inscrit dans la stratégie de l’entreprise en fonction de vos besoins. Avant de se questionner sur le bon format, choisir le bon lieu ou encore se concentrer sur la bonne organisation, il faut d’abord cerner les objectifs de votre événement, car ils seront la base de réflexions et vous donneront des idées précises du type d’événement à organiser.

Objectifs d’événement à destination de vos collaborateurs :

• Créer une cohésion d’équipe,
• Motiver vos équipes,
• Casser les silos entre les équipes et réfléchir à des sujets transverses,
• Déterminer les grandes directions stratégiques de l’entreprise.

Pour répondre à ces objectifs, il existe différents types d’événements tels que :

• Un gala,
• Une conférence,
• Une remise de prix,  
• Une fête,
• Une activité de team building,
• Un séminaire.

Lorsque l’événement est à destination de l’externe comme un salon par exemple, l’objectif est souvent de promouvoir la marque, faire le lancement d’un produit, tisser des liens, de faire vivre une expérience et de s’ancrer dans la mémoire des visiteurs.

Comme vous l’aurez compris, l’objectif va guider le format de l’événement, son animation et son contenu. Il est également important d’identifier si votre événement est un événement interne ou externe pour vous aider dans l’organisation. A présent, concentrons-nous sur trois types d’événements afin d’illustrer nos propos.

Quels sont les événements d’entreprise intemporels ?

Les séminaires d’entreprises

Vous voulez éloigner vos collaborateurs de votre lieu de travail habituel ? Qu’ils soient réunis autour d’un projet commun ? Alors le format de séminaire est fait pour vous !

Le séminaire est un événement interne qui peut durer quelques heures dans un lieu inspirant ou quelques jours dans un pays étranger. Au programme : travail, réunion et activité de team building.

En ce moment, le séminaire à la mode, c’est celui qui fait vivre une expérience originale, c’est-à-dire qui sort des codes formels de l’entreprise afin de réunir les salariés autour d’activités simples, mais insolites.

Pour organiser un séminaire, il est important de se poser les questions suivantes :

• Quel est l’objectif de l’événement ?
• Qui sont les collaborateurs/les équipes cibles pour ce séminaire ?
• Quel est le budget ?
• Quelles sont la date et la durée de l’événement ?
• Quel est le nombre de participants ?
• Quel est le thème de l’événement ?
• Quel est le lieu du séminaire ?
• Quelles sont les activités et animations les plus adaptées ?
• Quand programmer des moments de travail ou de réflexion de groupe dans la journée ?
• Quels sont les moments destinés aux repas ? qui est le traiteur ?  
• Quel est le moyen de transport le plus efficace ?

Il n’y a pas de règles quant à la périodicité des séminaires ou de leurs fréquences dans l’année, c’est à vous de le déterminer en fonction de vos besoins.

Faire vivre une belle expérience de séminaire ne se résume pas uniquement au jour de l’événement. L’organisation est l’élément déterminant qui va faire passer votre séminaire d’un “ bon moment partagé” au “j’ai hâte de voir le séminaire prévu pour l’année prochaine”. Une fois que l’événement est organisé, il faut anticiper et planifier tous les imprévus pour savoir y faire face.

Voici quelques pistes de réflexion

• Déterminer les informations primordiales à communiquer à ses collaborateurs (date / lieux / heure de départ / heure d’arrivée / heure de rendez-vous / accessoires indispensables que doivent apporter les participants)

• Évaluer quel sera le canal qui transmettra le plus efficacement les informations
• Prévoir plusieurs options de repas pour répondre aux différents régimes alimentaires
• Demander à ses collaborateurs s’il y a des allergies particulières
• Programmer 1h dans votre programme pour anticiper les imprévus  

De l’organisation découle la communication. Elle va vous permettre de tenir informés vos collaborateurs en interne tout au long du processus :

• Avant : transmettre les informations importantes et le déroulé de l’événement
• Pendant : donner des repères et des directives clairs
• Après : communiquer sur les temps forts du séminaire en interne, auprès de vos salariés pour prolonger l’expérience, et en externe, pour renforcer votre stratégie de marque employeur.

Maintenir un lien avec vos collaborateurs est le fil conducteur de votre communication et de votre événement.

Activités team building

Les activités de team building, qu’est-ce que c’est ? En français “construction d’équipe”, le team building est une méthode qui permet de rapprocher les collaborateurs entre eux.

Dans un monde ultra-connecté, il est important de préserver les relations humaines au sein de l’entreprise pour assurer le bien-être, la motivation et la productivité des équipes.

Le team building est le format idéal pour faire “une pause”. À la clé : des collaborateurs motivés et des équipes soudées.

Impliquer ses collaborateurs peut commencer dès la phase de préparation du team building ! En effet, vous pouvez partager un questionnaire auprès de vos collaborateurs, afin de récolter leurs avis et préférences concernant les activités que vous voulez mettre en place pendant cet événement.  

Pour des activités de team building, vous pouvez faire appel à des prestataires extérieurs qui organiseront des jeux de cohésion d’équipe dans le lieu que vous aurez loué pour l’occasion.

Quelques exemples d’activités :

• Course d’orientation
• Kayak
• Accrobranche
• Paintball
• Karaoké
• Laser game
• Tournoi de fléchette
• Cours de cuisine
• Baby-foot

Et pleins d’autres encore !

L’Afterwork

Partager un moment en équipe est important, cependant vous n’êtes pas obligé de prévoir 2 jours de séminaire ou d’organiser des activités de team building. Vous pouvez également choisir le format “soirée”, un moment informel qui viendra dans le prolongement de la journée de travail. La soirée d’équipe à l’occasion d’un afterwork est un moment de détente qui permet de renforcer les liens entre collègues.

De nombreuses possibilités s’offrent à vous quant au choix de l’animation qui fera de cette soirée un moment inoubliable. Si vous êtes à court d’idées, vous pouvez toujours faire appel à un prestataire.

Soirée de Noël

Chaque année, c’est l’effervescence lors de la période de Noël. C’est l’un des événements les plus attendus de l’année qui rime avec partage et convivialité. Alors, pourquoi ne pas profiter de cette atmosphère pour réunir vos collaborateurs, clients et partenaires ?

L’objectif de la soirée est d’offrir un moment agréable à vos collaborateurs, clients et partenaires. Pour ce faire, voici une petite liste des meilleures idées d’animations pour votre soirée de Noël en entreprise.

• Calendrier de l’avent digital
• Décoration du/des sapins de Noël
• Rallye gourmand
• Dégustation de vin chaud
• Dégustation de chocolat
• Atelier créatif
• Père Noël et activité pour les enfants
• Spectacle

Pour vous aider dans l’organisation de votre soirée de Noël, vous pouvez faire appel à des agences événementielles spécialisées dans le domaine. Cependant, si vous êtes uniquement à la recherche d’un lieu, la Maison RaiseLab et ses espaces événementiels pourraient correspondre à vos besoins.

Moments marquants de l’entreprise

Proposer des animations tout au long de l’année est primordial pour créer des traditions et des souvenirs avec vos salariés, intégrer les nouveaux collaborateurs et favoriser la cohésion d’équipe. Dans un premier temps, il est nécessaire d’identifier les événements marquants de l’entreprise :

• Date de création
• Date d’inauguration d’un lieu
• La réussite d’un projet
• Nouvel arrivant
• Pot de départ
• Séminaire annuel

Tous ces événements sont des bons prétextes pour réunir vos salariés autour d’un petit-déjeuner, déjeuner, dîner ou soirée d’équipe.

Et RaiseLab dans tout ça ?

Qui dit événement, dit lieu ! Et la Maison RaiseLab possède deux espaces événementiels emblématiques pour une location dans le XI arrondissement de Paris :

• L’espace Magellan : cette salle est située au -1 à proximité du bar et de la verrière de la Maison RaiseLab. L’espace Magellan possède un côté industriel grâce à ses murs en béton qui permettent également de personnaliser le lieu à votre image.
• L’espace Lumière : situé au 5e étage du bâtiment, l’espace Lumière offre une vue sur les toits de Paris. Cette salle est située à proximité immédiate de notre roof top qui fait vivre une expérience exceptionnelle à ses visiteurs avec une vue à 360° sur Paris.

Ces deux salles sont modulables et aménageables au gré de vos envies. Conférence, atelier, réunion, à vous de décider  du format et de l’animation ! Pour découvrir toutes les possibilités que RaiseLab peut vous proposer, nous vous invitons à parcourir la plaquette événementielle juste ici.

Si vous êtes à la recherche d’un lieu en location à Paris, qui fera vivre une expérience exceptionnelle à vos collaborateurs, n’hésitez pas à nous contacter.

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