Le séminaire d’entreprise est indémodable, il traverse les années et est toujours apprécié par les collaborateurs d’une entreprise. Cependant, organiser un séminaire n’est pas toujours une tâche facile. C’est pourquoi RaiseLab vous propose d’identifier les 3 grandes étapes pour bien organiser votre événement.
Vous auriez pu faire appel à une agence événementielle pour organiser votre séminaire, mais à quel prix ? Pour coller à l’image de votre entreprise, rien de mieux que d’internaliser cette tâche. Vous connaissez l’histoire de l’entreprise, sa culture, ses collaborateurs alors à vous de jouer !
Étape 1 : Définition des objectifs et du type de séminaire
Cette phase est la plus importante pour avoir un événement de qualité. Elle doit être faite en amont de toute recherche de lieux, de date, d’activités, car elle va vous permettre d’orienter votre évènement.
Afin de bien définir les objectifs de votre événement, délimitez dès le début sa cible. D’une simple équipe de 10 personnes à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, cela peut tout changer.
Définition des objectifs
Pour organiser un séminaire d’entreprise, vous avez le choix entre 2 catégories : les objectifs informatifs et relationnels.
- Objectifs informatifs : le but est de faire passer une information importante au reste de l’équipe et s’assurer qu’elle soit bien comprise. Exemple : nouvelle organisation, changement d’outil de travail, brainstorming avec les équipes sur les verticales de l’entreprise…
- Objectifs relationnels : ici, c’est l’aspect social qui sera au cœur de votre séminaire. Votre objectif sera de créer des liens entre les équipes, faciliter l’intégration des nouveaux, booster la motivation, renforcer la cohésion d’équipe.
Il peut arriver que votre séminaire regroupe les 2 objectifs. Il faudra alors couper votre journée avec des animations différentes pour les atteindre tous les deux. Une conférence le matin pour transmettre l’information et une activité de team building l’après-midi pour renforcer les liens entre vos collaborateurs. Les objectifs déterminent le type de séminaire, c’est maintenant ce que nous allons voir.
Les différents types de séminaire
Il y a 4 grandes catégories de séminaires : séminaire de direction, de formation, de commercialisation et de motivation.
- Séminaire de direction : il regroupe la direction de l’entreprise dans un lieu calme afin de réfléchir sur les enjeux stratégiques puis, dans la continuité, les actions à mener pour incarner cette stratégie. Ces séminaires durent entre 1 et 2 jours.
- Séminaire de formation : former ses salariés, c’est rester compétitif sur le marché et améliorer leur productivité. Pour les former, rien de mieux que de sortir du cadre de travail et louer une belle salle de réunion. Une formation peut s’étendre sur 2 ou 3 jours, alors privilégiez une location proche de votre entreprise pour limiter les frais de déplacement.
- Séminaire commercial / séminaire d’équipe : Il regroupe les équipes de travail tel que le pôle commercial, achat, communication… afin de faciliter la transmission d’informations et d’avoir une vision commune. Cela peut également être une occasion de travailler ensemble sur les objectifs de ce pôle de travail. Ce séminaire peut durer entre 1 et 3 jours.
- Les séminaires de motivation : L’ensemble des collaborateurs sont rassemblés pour renforcer l’esprit d’équipe et la motivation. À vous de jouer pour trouver l’activité qui leur fera passer un moment unique. Ces séminaires peuvent durer entre 1 et 2 nuits en moyenne.
Grâce à cette phase, vous avez identifié votre cible, défini vos objectifs et compris le type de séminaire que vous devez organiser. Avant de passer à la phase suivante, vous pouvez aussi faire un point avec vos managers pour valider la direction du séminaire.
Étape 2 : Construire son séminaire d’entreprise
Choisir le lieu
De nouveaux lieux de séminaire ne cessent d’émerger, toujours plus insolites. Ils font vivre une expérience unique aux participants. Hôtel, château, moulin, lieu innovant, tout est possible, partout et à tous les budgets. Vous n’avez plus qu’à faire votre choix. Avant de vous perdre parmi toutes ces offres, vous avez des points à ne pas négliger pour choisir le lieu le plus adapté à votre cible et à vos objectifs.
Vous devrez prendre en compte.
- La localisation
- L’accessibilité
- La capacité d’accueil
- Les disponibilités
- Les éléments techniques de l’espace (rétroprojecteur, scène, micro, tableau, veleda…)
- Les équipes du lieu
En fonction du type de séminaire que vous devez organiser, vous avez d’ores et déjà des indices sur le lieu à choisir.
- Séminaire informatif : La priorité est d’avoir un lieu qui soit bien équipé techniquement. Afin que les moments de transmission d’informations ne soient pas brouillés. Vous pouvez dépayser vos équipes pour stimuler leur attention, mais rester près de chez eux pour faciliter les déplacements.
- Séminaire relationnel : pour créer du lien, il faut les éloigner du cadre de travail et les amener dans un cadre calme proche de la nature.
Avant de réserver votre lieu, vous pouvez faire une visite. Cela vous permettra de vous projeter dans l’organisation, d’identifier les animations de la journée et les prestataires à contacter. Certains lieux comme RaiseLab collaborent avec des traiteurs pour les repas des événements et se chargent de cette partie-là.
Choisir la date
La date d’un événement est une variable de budget, car en fonction des moments de l’année et de la semaine, les prix sont plus ou moins élevés. La date va également jouer sur la disponibilité et donc la présence des participants.
Il faut privilégier les moments où les collaborateurs que vous souhaitez rassembler ont le plus de chance d’être disponibles. L’idéal est donc de se renseigner en amont pour avoir une vision large des échéances des équipes. En effet, il ne faut pas proposer un séminaire ou un évènement qui serait incompatible avec leurs projets. La période de vacances scolaires est également à éviter.
Choisir ses activités
Les activités vont vous permettre d’atteindre vos objectifs informatifs et relationnels. Le tout est de bien équilibrer sa journée. Vous pouvez séparer votre journée en deux avec une partie formelle en proposant une conférence et/ou un atelier de travail. Et une partie plus légère avec des activités de team building.
Tout l’enjeu sera de trouver la bonne activité de team building ! De nombreux prestataires sur le sujet ont vu le jour. Vous en avez pour tous les goûts que ce soit des activités ludiques, créatives, artistiques ou encore de détente.
Étape 3 : Bien coordonner l’organisation de l’évènement
Construire son rétroplanning
Chaque événement ou grand projet est accompagné de son rétroplanning. L’organisation d’un séminaire n’échappe pas à cette règle. Ce document va vous permettre de suivre en temps réel l’évolution du projet. Il permet également de regrouper toutes les étapes, les parties prenantes et les contacts des prestataires.
Les informations à avoir dans le rétroplanning :
- Les échéances
- La réservation faite et celle qui est à affecter
- Les contacts des interlocuteurs internes et externes
- Le coût des différentes prestations
- Les acomptes et versements
Communication
Pour créer de l’engagement autour de l’événement, ne négligez pas la communication. Avant le séminaire, elle permet d’impliquer directement vos collaborateurs. Vous pouvez ainsi les faire “participer” au choix des activités à travers un QCM.
Elle est aussi un gage de qualité. Transmettre la bonne information à la bonne personne au bon moment, c’est la clef. Il faudra donc prévoir plusieurs communications autour :
- De la date, pour s’assurer de leurs présences,
- Du lieu, pour leur indiquer les modalités de transport,
- Du repas, pour les allergies et les régimes particuliers,
- Des activités pour avoir des tenues vestimentaires adaptées.
Avant le jour J, n’hésitez pas à faire un mail récapitulatif qui permettra à l’ensemble des participants d’avoir toutes les informations importantes rassemblées au même endroit.
Et RaiseLab dans tout ça ?
La Maison RaiseLab possède 2 salles événementielles emblématiques pour une location dans le XIème arrondissement de Paris :
- L’espace Magellan : cette salle est située au -1 à proximité du bar et de la verrière de la Maison RaiseLab. L’espace Magellan possède un côté industriel grâce à ses murs en béton qui permettent également de personnaliser le lieu à votre image.
- L’espace Lumière : situé au 5e étage du bâtiment, l’espace Lumière offre une vue sur les toits de Paris. Cette salle est située à proximité immédiate de notre roof top qui fait vivre une expérience exceptionnelle à ses visiteurs avec une vue à 360° sur Paris.
Ces deux salles sont modulables et aménageables au gré de vos besoins. Grâce à nos chaises pliables en bois, nos tables roulantes, nos tableaux velleda, nos smart tv et bien d’autres équipements techniques, vous pourrez organiser tous types d’évènements. Notre équipe dédiée à l’organisation d’évènements et de séminaires est à votre service pour vous offrir les meilleurs conseils et la meilleure prestation.
Pour découvrir toutes les possibilités que RaiseLab peut vous proposer, nous vous invitons à parcourir la plaquette événementielle juste ici.